Ottokar: Ottokar wird geadelt (Aufbewahrungsfristen)

Das ist der schönste Tag im Leben von Ottokar. Jetzt kann ihm niemand mehr etwas anhaben und er kann mit Bon Marie sein restliches Leben in vollen Zügen genießen. Doch für Ottokar und seine Freunde lautet es nicht „und sie waren
glücklich bis ans Ende ihrer Tage“ sondern „für 10 Jahre“.

Aufbewahrungsfristen nach dem Steuerrecht
Aufbewahrungsfristen sind insbesondere in Gesetzen, Satzungen oder auch in Berufsordnungen zu finden. Für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen enthalten die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) die wichtigste steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist.
Folgende Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen gelten laut Abgabenordnung:

6 Jahre

  • Angebote
  • Auftragsbestätigungen
  • Darlehensunterlagen
  • E-Mail (Geschäftsbrief) – in elektronischer Form
  • Lohnbelege
  • Mahnungen
  • Verträge

10 Jahre

  • Anlageverzeichnis
  • Ausgangsrechungen
  • Bilanzen
  • Buchungsbelege
  • Computerausdrucke mit buchungsrelevanten Daten
  • Debitorenlisten
  • E-Mail (Rechnung) – in elektronischer Form
  • Eröffnungsbilanz
  • Inventur
  • Jahresabschlüsse
  • Quittungen / Rechnungen (Papier)
  • Quittungen / Rechnungen (elektronisch)
  • Sachkonten
  • Zahlungsanweisungen

Berechnen Sie die Aufbewahrungsdauer richtig
Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer erst mit Ende des Jahres, in dem das Dokument erstellt oder erhalten wurde. Das bedeutet, die anzuwendende Frist beginnt immer erst am 1. Januar des folgenden Jahres.
Beispiel: Bei einer im Jahr 2011 erstellten Rechnung beginnt die Aufbewahrungsfrist im Jahr 2012. Weil es sich bei Rechnungen um Buchungsbelege handelt, gilt hierfür eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Mit dem Ablauf des Jahres 2021 enden diese
10 Jahre. So ist ab dem 01.01.2022 eine Vernichtung dieses Belegs grundsätzlich zulässig.
Achtung: Steuerlich sind immer die Belege der letzten 10 abgegebenen Steuererklärungen aufzubewahren! Dadurch, dass diese Steuererklärungen ja immer erst im nächsten Jahr abgegeben werden, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist!

Aufbewahrungspflichten: Archivierung auf Papier oder auf CD?
Das ist die Frage, die sich jedes Unternehmen irgendwann stellt, wenn es um die dauerhafte Aufbewahrung von Unterlagen geht. Die gesetzlichen Regelungen machen hierzu lediglich die Aussage, dass auch eine Aufbewahrung auf Bild- oder Datenträgern (z. B. Mikrofilm oder CD/DVD) grundsätzlich zulässig ist. Allerdings muss Ihr Unternehmen dann gewährleisten, dass die so archivierten Informationen später auch wieder abrufbar sind. Dazu gehört auch, dass sie beispielsweise den Finanzbehörden als Ausdruck zur Verfügung gestellt werden können. Deshalb sollte Ihr Unternehmen vorrangig so genannte Meta-Formate bei der Abspeicherung einsetzen. Die Formate TIFF oder PDF beispielsweise kann man mit großer Wahrscheinlichkeit auch in Zukunft öffnen.

Im Laufe dieser 10 Jahre erlebt Ottokar noch viele spannende Geschichten und
erfährt beispielsweise, dass es edelmütige Spendenbelege gibt, Geister, die sich
„Die Immateriellen“ nennen oder die ewig nörgelnden „Halbfertigen“, denen immer irgendetwas fehlt.