Papierbelege in den Reißwolf, alles digital? – Ja, aber nur amtlich


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von WP/StB Wolfgang Stephan, Filderstadt – www.wsr-steuerberatung.de

Ersetzendes Scannen ist die Wunschvorstellung für viele Unternehmer – und auch bei uns in den Kanzleien – um endlich dem Papierbeleg adieu zu sagen und vollständig digital arbeiten zu können.

Doch damit das Realität wird, hat der Gesetzgeber einige Regeln aufgestellt, die zwingend zu beachten sind, bevor der Papierbeleg im Reißwolf landet.

 

Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen

Hier nun der Auszug:

„4 Verfahren und Maßnahmen

4.1 Posteingang und Vorsortierung mit Prüfung auf Echtheit

[1] Der Posteingang wird unter Beachtung der Vollständigkeit (kein Verlust von eingegangenen Sendungen, keine ungeprüfte Vernichtung) vom zuständigen Mitarbeiter geöffnet, gesichtet und nach den unternehmensinternen Vorgaben [mit einem Posteingangsstempel versehen,] vorsortiert und an einem genau bezeichneten und gegen unbefugten Zugriff gesicherten Ort abgelegt.

[2] Bei der Sichtung erfolgt eine Prüfung auf Echtheit und Unversehrtheit der Eingangspost. Liegen Zweifel vor (z. B. fehlender Stempel auf Original; fehlende Unterschriften; fehlende Form; Beschä-digungen, z. B. Risse; fehlende Seiten, z. B. erkennbar an durchbrochener fortlaufender Nummerie-rung), wird das Verfahren bzgl. der betroffenen Dokumente beendet und von einer weiteren Bearbeitung vorläufig abgesehen. Es erfolgt eine Rücksprache mit der zuständigen Führungskraft und ggf. dem Absender des Dokuments.

4.2 Identifikation der zu scannenden Belege (rechtliche bzw. faktische Prüfung)

[1] Die geöffnete, [gestempelte] und vorsortierte Eingangspost wird hinsichtlich des Belegcharakters der einzelnen Dokumente vom zuständigen Mitarbeiter geprüft. Dabei werden alle Dokumente, denen eine handels- und/oder steuerrechtliche Belegfunktion zukommt, für die anschließende Digitalisierung identifiziert und an einem genau bezeichneten und gegen unbefugten Zugriff gesicherten Ort abgelegt.

4.3 Vorbereitung der zu digitalisierenden Dokumente (technische Prüfung)

[1] Alle für eine Digitalisierung identifizierten Belege werden durch den digitalisierenden Mitarbeiter geprüft, ob eine Verarbeitung durch das Digitalisierungsgerät technisch möglich ist und ein originalgetreues Abbild erzeugt werden kann.

[2] Es wird im Einzelnen geprüft, ob für einen erfolgreichen Scanvorgang Maßnahmen am Dokument erforderlich sind. Als solche kommen beispielhaft in Frage:

– Klammerungen lösen

– Sortierung zur Sicherstellung der Reihenfolge

– Einlegen von Trennblättern

– Entfernen von Notiz-Klebezetteln

4.4 Digitalisierung

[1] Der Beginn des Digitalisierungsvorgangs besteht im Auflegen auf das Digitalisierungsgerät bzw. im Einlegen in den Einzug durch den zuständigen Mitarbeiter.

[2] Der Digitalisierungsvorgang endet mit …..

[3] Vor der Digitalisierung prüft der zuständige Mitarbeiter, ob alle erforderlichen Hard- und Soft-warekomponenten betriebsbereit sind …

[4] Als Grundeinstellungen für die Digitalisierung werden folgende Parameter verwendet:

– Zielformat: [PDF/TIFF]

– Auflösung: [X] dpi

–  …“

Wie Sie sehen, werden alle Schritte sehr detailliert beschrieben. Das geht dann über mehrere Seiten so. In der ganzen Doku fehlt aber eines, nämlich die Aufforderung an den Sachbearbeiter „Bitte Hirn einschalten“, denn das braucht es sicherlich dazu.

Dem ersetzenden Scannen gehört die Zukunft. Prozesse lassen sich verschlanken und beschleunigen. Allerdings ist die Verfahrensdokumentation eine Hürde, die zuvor genommen sein muss. Bitte fragen Sie uns, wir helfen Ihnen gerne hierbei.

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Quelle: http://www.steuerausblick.de/wordpress/?p=2427

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