Wie Sie den passenden Mitarbeiter einstellen – Das Auswahlverfahren

Gastbeitrag von Uwe Saller – www.victoria-consulting.de

Der Fachkräftemangel trifft alle Branchen und das Thema „Die richtigen Mitarbeiter finden und binden“ gilt es als Unternehmensziel dauerhaft zu verankern.
Deshalb berichten wir hier in einer mehrteiligen Serie über Möglichkeiten, die kleine und mittelständische Betriebe haben, um Mitarbeiter zu gewinnen und in der Firma zu halten.
Teil 3: Von Anfang an die Weichen stellen

Bei allen Schwierigkeiten, die sich aktuell bei der Suche nach geeigneten Mitarbei­tern auftun, sollten im Einstellungsprozess einige Dinge dennoch nicht zu kurz kom­men. Mitarbeiter finden und halten, das ist die Devise. Das „Halten“ beginnt, von vie­len unterschätzt, schon bei den ersten Kontakten.

Der Einstellungsprozess vollzieht sich in unterschiedlichen Stufen, die nachfolgend kurz dargestellt werden.

1. Definition des Bewerber-/Anforderungsprofils

Beim Nachdenken über das Bewerberprofil gilt es zunächst, eine  Aufgabenbeschrei­bung mit den wesentlichen Merkmalen der Stelle zu haben oder zu erstellen.

2. Ergebnisse/Aufgaben

Formulieren Sie drei bis fünf wichtige Aufgaben und Ziele, die ein künftiger Stelleninha­ber zwingend erfüllen muss.

3. Anforderungen/Qualifikationsprofil

Welche Soft-Skills muss ein Bewerber mitbringen, damit er sich wahrscheinlich gut in Ihr Team einfügt und sich wohl fühlt (stellenunabhängige Skills, z.B. Integrität, Zuverläs­sigkeit, Genauigkeit, Gute Kommunikationsfähigkeit)? Welche fachlichen Voraussetzungen braucht ein Bewerber, damit der die von Ihnen gesetzten Ziele errei­chen kann?

4. Job-Highlights

Was macht Sie als Arbeitgeber attraktiv? Warum ist die Stelle insbesondere für (A-)Kandidaten interessant? Beispiele hierfür wären flexible Arbeitszeit, Gestaltungsspiel­räume bei der Erfüllung der Arbeit, Vergütung, Life-Balance, beson­dere Incentives u.v.m.

Insbesondere bei den Job-Highlights sollte es Ihnen gelingen, Kriterien zu finden, hinter denen Sie wirklich stehen und die in Ihrem Unternehmen auch ohne Einschränkun­gen „gelebt“ werden und werden können (z.B. Flexible Arbeitszeit).

Ihre Mitarbeiter sollten im Normalfall über die Personalsuche mindestens informiert sein, unmittelbar betroffene Mitarbeiter in jedem Fall auch mit in den Einstellungspro­zess eingebunden werden.

Erst wenn völlig klar ist, wen Sie genau suchen, gehen Sie auf die Suche.

Für den Umgang mit Kandidaten im Bewerbungsprozess gilt, unabhängig von der Qualität der Bewerbung, dass Bewerber sehr zeitnah eine Eingangsbestätigung zu Ihrer Bewerbung erhalten. Gleichzeitig werden eingehende Bewerbungen sofort auch auf Ihre Eignung hin überprüft. Offensichtlich nicht geeignete Kandidaten erhalten dann auch unmittelbar eine wertschätzende und freundliche Absage. Vermeiden Sie dennoch, diesbezüglich zu sehr ins Detail zu gehen, damit Sie für prozessfreudige Bewerber keine Angriffsfläche im Sinne des Allgemeinen Gleichbehandlungs-gesetzes (AGG) bieten.

Mit Kandidaten, die für die Stelle geeignet erscheinen bewährt es sich, vor einer Einla­dung zur persönlichen Vorstellung ein Telefoninterview zu führen. Dort entschei­det es sich dann, ob der nächste Schritt im Einstellungsverfahren, das persönliche Vorstellungsgespräch stattfindet. Planen Sie Vorstellungsgespräche sorgfältig und planen Sie ausreichend Zeit (Erstgespräch mindestens 1 Stunde) dafür ein. Führen Sie Vorstellungsgespräche wenn möglich mit einem Partner aus der Kanzlei oder Mitarbeitern, die mit dem künftigen Kollegen zusammen arbeiten werden. Für das Gespräch sollten Sie einen Gesprächs- und Beobachtungsbogen für jeden Intervie­wer verwenden, damit nach gleichen Kriterien bewertet wird. Im Vorstellungsge­spräch gilt mehr denn je der Grundsatz „Wer fragt, führt?“, d.h. der Gesprächsanteil des Bewerbers sollte bei mindestens 60 – 70 Prozent der verfügbaren Zeit liegen. Halten Sie spätes­tens zum Vorstellungstermin einen Personalfragebogen bereit, den die Kandida­ten vor dem eigentlichen Gespräch ausfüllen. Sinnvoll kann auch die Zusen­dung bereits vor dem Gesprächstermin sein.

Wenn Sie sich ausreichend Klarheit über die Bewerber verschafft haben (gegeben-enfalls ist hierfür auch ein Zweitgespräch notwendig), stellen Sie die Weichen für einen zügi­gen Einstellungsprozess. Das heißt auch, dem künftigen Mitarbeiter frühzeitig ein Angebot, das die gemeinsamen Ergebnisse Ihrer Gespräche widerspiegelt (Gehalt, Urlaub etc.), zu unterbreiten.

Bevor es losgeht

Der Rekrutierungsprozess ist heute viel aufwändiger als früher, deshalb gilt es, sich auf neue Mitarbeiter gut vorzubereiten. Hier unterscheiden sich hervorragende Arbeitge­ber von durchschnittlichen. Dies gilt insbesondere für den Arbeitsbeginn hinsicht­lich eines vollständig eingerichteten Arbeitsplatzes, die notwendigen Arbeitsmate­rialien, EDV-Zugänge, aber auch von der uneingeschränkten Aufmerksam­keit am ersten Tag mit kleiner Aufmerksamkeit wie Blumen usw.

Ihr Plan für die Gestaltung der ersten Monate – Probezeit

Einige Tipps dazu:

1. Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan

2. Benennen Sie einen festen Ansprechpartner (Paten) für Ihren neuen Mitarbeiter

3. Legen Sie Ziele während der Probezeit fest

4. Führen Sie regelmäßig Feedbackgespräche (einmal am Ende der Probezeit ist entschieden zu wenig!)

5. Sprechen Sie auch mit Ihrem Team und holen Sie sich dort Rückmeldung, sam­meln Sie die „Ja´s“ für Ihren neuen Kollegen

–  Vom neuen Mitarbeiter selbst
–  Von den Kollegen/Mitarbeitern
–  Eventuell auch von den betreuten Mandanten

Nur die uneingeschränkte Zustimmung aller Beteiligten sichert Ihren künftigen Erfolg! Wenn Zweifel bestehen, denken Sie über Möglichkeiten der Probezeitverlängerung nach oder beenden Sie das Arbeitsverhältnis.