Der Gesetzgeber hat mit Wirkung ab dem Jahr 2014 die Abzugsfähigkeit von Reisekosten neu geregelt. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wesentlichen Änderungen vor. Sicherlich werden einige Fragen offen bleiben, die wir gerne persönlich mit Ihnen besprechen. Nun zu den Neuregelungen:
1. Verpflegungspauschalen bei auswärtigen Tätigkeiten:
Bei den Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen muss zukünftig zwischen ein- und mehrtägigen Geschäftsreisen unterschieden werden.
Bei mehreren auswärtigen Tätigkeiten an einem Tag werden die Abwesenheitszeiten addiert. Ergibt die Summe mehr als 8 Stunden, kann eine Verpflegungspauschale von 12 EUR beansprucht werden.
Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung gibt es für den Anreise- und den Abreisetag immer die Pauschale mit 12 EUR, auch wenn die Abwesenheit nicht mehr als 8 Stunden beträgt.
Um auswärtige Tätigkeiten handelt es sich, wenn Sie vorübergehend entfernt von Ihrer Wohnung und Ihrem Betrieb (Mittelpunkt Ihrer dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit), betrieblich tätig werden. Auch das Aufsuchen einer Zweitbetriebsstätte ist somit eine auswärtige Tätigkeit und damit berechtigt, eine Pauschale geltend zu machen.
2. Fahrtkosten zur ersten Tätigkeitsstätte:
Für die Fahrten zwischen der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte kann nur eine Entfernungspauschale angesetzt werden. Ab 2014 wird der Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte“ durch „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt.
Für diese Fahrten können Sie nur 0,30 EUR pro Entfernungskilometer ansetzen. Für alle anderen Fahrten sind jedoch dagegen die tatsächlichen Kosten abziehbar, hilfsweise mit 0,30 EUR pro gefahrene Kilometer.
Es gilt also abzugrenzen, was unter den Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ fällt.
Wie bisher gilt, dass Arbeitnehmer nur eine regelmäßige Arbeitsstätte, ab 2014 nur eine erste Tätigkeitsstätte, haben können.
Ob und wo der Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte hat, ist in mehreren Stufen zu prüfen. Dabei ist zwingend folgende Reihenfolge einzuhalten:
Erster Schritt: Der Arbeitgeber hat die erste Tätigkeitsstätte festgelegt.
Voraussetzung ist, dass es sich hierbei um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung handelt. Der Umfang der Tätigkeit des Arbeitnehmers dort ist unbeachtlich. Es muss nicht der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers sein. Eine dauerhafte Zuordnung ist bereits dann erfolgt, wenn der Arbeitnehmer über die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer bestimmten Tätigkeitsstätte tätig werden soll.
Zweiter Schritt: Ohne (eindeutige) Festlegung
In diesem Fall hängt es von der Arbeitszeit ab. Der Arbeitnehmer hat dann seine erste Tätigkeitsstätte dort, wo er entweder
- typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll,
- je Arbeitswoche mindestens 2 volle Arbeitstage verbringt, oder
- mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.
Das bedeutet folglich, dass keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt, wenn der Arbeitnehmer:
- in verschiedenen Filialen seines Arbeitgebers wechselnd tätig ist und in allen Filialen weniger als 1/3 seiner Arbeitszeit verbringt
- den Betriebssitz seines Arbeitgebers nur zu Kontrollzwecken bzw. zur Auftragsabwicklung aufsucht oder
- am Betriebssitz seines Arbeitgebers nur das Kundendienstfahrzeug übernimmt oder Material usw. ein- und auslädt.
Die erste Tätigkeitsstätte kann zudem nur in einer „ortsfesten“ Einrichtung des Arbeitgebers vorliegen. Bei Tätigkeit auf einer Baustelle oder in einem Fahrzeug wird der Arbeitnehmer auswärts tätig.
Eine ortsfeste Einrichtung ist auch bei einem verbundenen Unternehmen, oder einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten möglich, wenn geplant ist, dass der Arbeitnehmer sich dort für länger als 48 Monate, oder für die Dauer seines Dienstverhältnisses, oder unbefristet aufhalten soll.
Sobald der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte mit seinem Privatfahrzeug aufsucht, kann ihm der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten steuerfrei erstatten, denn dann handelt es sich um Fahrten zu Auswärtstätigkeiten.
In diesem Gliederungspunkt war immer von „Fahrtkosten des Arbeitnehmers“ die Rede. Was macht jedoch ein Unternehmer, der Fahrten zu mehreren Betriebsstätten hat? Wird sich das Finanzamt an seine Zuordnung halten? Wir meinen ja, wenn seine tatsächliche Ausübung dieser Zuordnung nicht widerspricht.
Sind die Neuregelungen für die Verpflegungsmehraufwendungen noch einfach und überschaubar, so sind im Gegensatz dazu bei den Änderungen zu den Fahrtkosten eingehende Prüfungen und auch Gestaltungsüberlegungen unumgänglich. Bitte vereinbaren Sie deshalb hierzu im Bedarfsfall einen persönlichen Besprechungstermin mit Ihrem Steuerberater.