Wer sich auf das Wichtige konzentriert, hat weniger Stress und mehr Erfolg
HelfRecht Unternehmerische Planungsmethoden AG, Bad Alexandersbad (www.helfrecht.de)
Sie kennen das Problem: Täglich ist eine Fülle an selbst gestellten und von außen kommenden Aufgaben zu erledigen. Es droht die Gefahr, sich zu verzetteln, die Übersicht zu verlieren, vor lauter Stress immer schneller und immer mehr zu arbeiten – und doch vieles von dem nicht zu schaffen, was eigentlich erledigt werden muss.
Damit Sie gar nicht erst in dieses Hamsterrad hineingeraten, sollten Sie bei Ihrer Tagesplanung alle anstehenden Aufgaben sehr bewusst nach klaren Prioritäten gliedern und gewichten. Sie legen mit dieser Entscheidung fest, was (für Sie!) wirklich wichtig ist – so bedeutend, dass Sie dies auf jeden Fall erledigen müssen.
Prioritäten zu setzen hilft Ihnen, zwischen Wichtigem und Unwichtigem zu unterscheiden, zwischen Aufgaben und Tätigkeiten, denen Sie Ihre Zeit, Energie und besondere Sorgfalt widmen müssen, denjenigen, die Sie mit angemessenem Aufwand erledigen sollten – und denjenigen, die Sie getrost vergessen können.
1. Machen Sie einen Tagesplan: Listen Sie in Ihrem Planer oder Terminkalender alle Aufgaben auf, die Sie sich selbst stellen (abgeleitet aus Ihrer Monats- oder Projektplanung) und die Ihnen von außen gestellt werden. Auf diesen Tagesplan kommen aber nicht nur Ihre beruflichen Aktivitäten, sondern auch private Termine und Aufgaben. Eine wichtige Maßnahme, damit Ihre „work-life-balance“ einigermaßen im Gleichgewicht bleibt.
2. Gliedern Sie die Liste nach Prioritäten: Kennzeichnen Sie alle Aufgaben, die Sie an diesem Tag unbedingt erledigen müssen, weil sie für Ihren privaten, beruflichen oder betrieblichen Erfolg besonders aussichtsreich und wichtig sind, mit einer „1“. Die „2“ vergeben Sie für Aktivitäten, die zwar dringend sind, die Sie aber delegieren oder im Notfall auch auf den nächsten Tag verschieben können. Eine „3“ erhalten schließlich alle Aufgaben, die Ihnen für Ihren Erfolg relativ unwichtig erscheinen und die Sie zu irgendeinem anderen Zeitpunkt erledigen oder sogar unerledigt lassen können.
3. Gliedern Sie nach Nummern oder Themen: Sie können Ihre Aufgaben bei der Tagesplanung auch nach abnehmender Wichtigkeit durchnummerieren. Oder Sie vergeben thematische Kürzel und bilden entsprechende Arbeitsblöcke: beispielsweise „T“ für Telefongespräche, „M“ für Mitarbeiterkontakte, „K“ für Korrespondenz, „B“ für Besprechungen …
4. Planen Sie ausreichend Zeit ein: Packen Sie nicht zu viele Aufgaben mit höchster Priorität in Ihren Tagesplan. Und sehen Sie für deren Erledigung ausreichend Zeit vor – lieber mehr als zu wenig! Ein zusätzlicher Freiraum ist allemal besser als der Frust über nicht geschaffte Dinge.
5. Lassen Sie Zeitreserven in Ihrem Tagesplan: Verplanen Sie nicht mehr als 50 bis maximal 60 Prozent Ihrer Zeit, um ausreichend Luft für das Unerwartete zu haben – das kommt auf jeden Fall!
6. Delegieren Sie Aufgaben: Prüfen Sie, ob Sie unbedingt alles selber erledigen müssen. Gerade Durchführungs- und Verwaltungstätigkeiten eignen sich zum Delegieren.
7. Erledigen Sie den größten Brocken als erstes: Beginnen Sie den Arbeitstag beispielsweise mit einer unangenehmen Pflichtaufgabe. Wenn die geschafft ist, sieht der Tag schon viel freundlicher aus. Andere Vorgehensweise: Sie beginnen mit einer Aufgabe, die Ihnen besonders liegt und Ihnen leicht von der Hand geht. Das verschafft Ihnen schon zum Anfang des Tages ein erstes Erfolgserlebnis, das Sie für die weitere Arbeit beflügelt.
8. Gehen Sie systematisch vor: Befassen Sie sich nicht gleichzeitig mit allen Aufgaben, denen Sie die Priorität „1“ gegeben haben. Von jedem ein bisschen, das bringt gar nichts. Erledigen Sie konsequent eins nach dem anderen. Arbeiten Sie entweder die Einser-Prioritäten der Reihe nach ab oder sortieren Sie diese nach Neigung und Spaß an der Aufgabe. Das garantiert Ihnen, dass Sie zumindest die für Ihren Erfolg wichtigsten Schritte gegangen sind, wenn Sie nicht das komplette Pensum schaffen.
