Am 13.09.2011 hatten wir ja den ersten Teil zu dem Thema „Prüfung der Kassenführung“ mit den Punkten „Die Gedanken des Fiskus“ sowie „Das muss auf den Fall stimmen“ veröffentlicht.
Hier nun der zweite Teil mit den wichtigen Gesichtspunkte bei der Kassenführung „.Kassenbuch, Kassenbericht und elektronische Systeme“
1. Kassenbuch, Kassenbericht und elektronische Systeme
Der Praktiker fragt sich natürlich wie dies alles in der Praxis gehändelt wird.
Es gibt drei Arten von Kassenaufzeichnungen in der Praxis:
- die reine papiermäßige Erstellung
- die reine elektronische Dokumentation
- oder als Zwischenlösung die elektronische Registrierkasse
Hier gibt es keine Vorgaben für den Unternehmer welche Form er dabei nehmen muss!
Jedoch gibt es eine inhaltliche Notwendigkeit: Werden im Einzelfall mehr als 15.000 Euro bar eingenommen, so muss das Geschäft genau im Einzeln festhalten und der Name und die Anschrift des Käufers vermerkt werden.
Kassenbuch
Die käuflich zu erwerbenden Kassenbücher erfüllen in den meisten Fällen alle Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Führung der Kassenaufzeichnungen.
Diese Art der Aufzeichnung setzt voraus, dass jeder einzelne Umsatz mit jedem Kunden einzeln aufgezeichnet wird. Alternativ kann der Tagesumsatz in einer Summe aus Handaufzeichnungen (z. B. Umsatzlisten) oder dem Z-Bon (Tagesabschlag) einer elektronischen Registrierkasse übernommen werden.
Wichtig: Die ursprünglichen Ermittlungen müssen aufbewahrt werden. Hier spricht man von Uraufzeichnungen. Die so genannten Z-Bons müssen um die Aufzeichnungen der elektronischen Kasse ergänzt werden, aus denen die Einzelumsätze ersichtlich sind (z. B. Registrierkassenstreifen u. Ä.).
Was ist ein Z-Bon?
Beim Kassenabschluss – der Praktiker sagt: Die Kasse wird am Tagesende abgedrückt – wird automatisch der Z-Bon ausgedruckt. Der Kassenbestand wird dann automatisch auf Null gesetzt. Z-Bons werden vom System fortlaufend nummeriert – die so genannte Z-Nummer.
Eins ist natürlich immer lästig für den Praktiker: Die Aufbewahrung von Unterlagen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann auf die Aufbewahrung der Registrierkassenstreifen verzichten werden. Dann müssen aber zwingend folgende Unterlagen bei der Prüfung vorgelegt werden:
- Bedienungsanleitungen, Programmieranleitung,. Programmabrufe nach Änderungen, Einrichtungsprotokolle und dergleichen wie zum Beispiel Anweisungen zum Ausdruck von Proformarechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten.
- Die mit der Registrierkasse erstellten Rechnungen.
- Tagesendsummenbons (Z-Bons)
- Alle weiteren in Rahmen eines Tageskassenabschlusses ausgedruckten Berichte wie betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher u. Ä.
Betriebsanleitungen müssen immer aufbewahrt werden.
Aus praktischer Sicht sollten jedoch alle Unterlagen aufbewahrt werden. Eine Unterscheidung in aufbewahrungspflichtige und nicht aufbewahrungspflichtige Unterlagen für den Praktiker ist äußerst schwierig.
Der Z-Bon muss mindestens folgende Punkte enthalten:
- Datum und Uhrzeit des Ausdrucks
- Unternehmensname bzw. Firma
- lfd. Z-Bon-Nummer
- Löschhinweis für den Tagesspeicher
- Bruttotageseinnahme
- Stornierungen
Kassenbericht
Wesentlicher Unterschied zum Kassenbuch: Im Kassenbericht erfolgt die rechnerische Ermittlung des Umsatzes durch Rückrechnung.
Der Umsatz erscheint hier auf dem Berichtsblatt als letzte Position. Bei Kassenschluss erfolgt eben die Rückrechnung aller Barbewegungen, bis der Tagesumsatz als Schlussgröße verbleibt.
Das größte Problem in der Praxis: Es finden sich in der Praxis viele falsche Tagesberichte: Der Tagesendbestand wird rechnerisch ermittelt anstatt der Tagesumsatz. Diese Berichtsform ist nicht ordnungsgemäß.
Der Kassenbericht bietet sich bei Kassen ohne Festhalten der Einzelumsätze oder Zuhilfenahme von Registrierkassen an. Wie zum Beispiel der Gastronom, der seine Umsätze in einer Kassenschublade vereinnahmt.
Grundsätzlich Der Unternehmer darf erst dann einen Kassentagesbericht benutzen, wenn er Waren von geringem Wert an mehrere unbekannte Personen verkauft.
Der Kassentagesbericht muss wie folgt aufgebaut sein:
Elektronische Systeme
Durch die vollelektronischen Kassen liegt ein System vor das die Führung von manuellen Aufzeichnungen überflüssig machen.
Natürlich müssen diese Systeme die gleichen Vorgaben erfüllen wie die manuellen Kassen. Die Datensätze müssen unveränderbar sein. Eine Änderung bzw. Korrektur derselben darf nur über die Stornierung erfolgen.
Achtung: Auch hier sind bei Kassenschluss täglich vergleichbare Ausdrucke wie bei der Registrierkasse abzugeben. Die gespeicherten Daten sollten für Prüfungszwecke in einem bestimmten immer gleichen Format hinterlegt sein.
Es folgt:
Teil 3: Sonderfall Überschussrechnung / Umsatzsteuer / Betriebsprüfung / Fazit