Nach dem schon veröffentlichten ersten und zweiten Teil zum Thema „Prüfung der Kassenführung“ hier nun der dritte und abschließende Gedanke zu diesem Bereich:
4. Sonderfall Überschussrechnung
Eins vorweg: Auch bei einem Einnahme-Überschussrechner ist zu empfehlen eine ordnungsgemäße Kasse in Form eines Kassenbuches bzw. Kassenberichtes zu führen. So entgeht man einem heftigen und meistens teuren Streit mit der Finanzbehörde!
Aber: Vom Grundsatz her sind Unternehmer, die nicht bilanzieren, sondern ihren Gewinn im Rahmen einer so genannten Einnahme-/Überschussrechnung ermitteln, nicht verpflichtet ein Kassenbuch zu führen. Eine geordnete chronologische Ablage der Barbelege ist aber dringend notwendig.
Sollten die Einzelumsätze nicht durch eine geordnete Belegsammlung nachweisbar sein und ein Kassenbericht auch nicht vorliegen: Hier kann eine Registrierkasse Abhilfe schaffen, indem die Z-Bons als Umsatznachweise in der Belegsammlung abgelegt werden.
5. Umsatzsteuer und Barkasse
Sofern Barumsätze verschiedenen Steuersätzen unterliegen muss er eine getrennte Aufzeichnung in seinem Kassenbuch, Kassenbericht und der Registrierkasse sichergestellt sein. In der Regel kommt dies vor bei Umsätzen mit 7% bzw. 19% Umsatzsteuer.
6. Betriebsprüfung
Die Kasse ist immer der der Dreh- und Angelpunkt bei Betriebsprüfungen von barintensiven Unternehmen. Hier erfolgt dann der Prüfungsschwerpunkt.
Wir die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen durch die Finanzbehörde festgestellt, führt dies regelmäßig zu Zuschätzungen. Selbst kleinere Fehler führen zu gravierenden Problemen, wenn auch andere Faktoren hinzukommen. So Zum Beispiel eine unstimmige Nachkalkulation.
Hier die praktischen Ungereimtheiten die in einer Kassenführung auftreten können:
- Minuskasse: Es kann nachgewiesen werden, dass der Kassenbestand rechnerisch zu einem bestimmten Zeitpunkt im Minus gewesen sein muss. Da in der Kasse tatsächlich nur Geld oder kein Geld liegen kann, ist diese damit nicht korrekt geführt worden.
- Additionsfehler: Der in einem Kassenbericht ausgewiesene Tagesgeldumsatz stimmt mit dem Ist-Bestand überein, aber der Rechenweg vom Kassenbestand zum Umsatz zeigt bei der Nachaddition ein anderes Ergebnis.
- Die Z-Bons sind nicht fortlaufend.
- Die Umsätze werden gerundet eingetragen.
- Häufige Bareinlagen um Kassenfehlbeträge auszugleichen
- Hohe Barbestände die es nicht geben kann
Fakt ist auch, dass durch die digitale Überlassung der Buchhaltung solche Fehler durch den Prüfer „dank“ deren Prüfungssoftware schnell und einfach erkannt werden können.