Mit der Einführung der E-Bilanz müssen die Daten in einem einheitlichen Schema an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Die Taxonomie ist das System, nachdem die Jahresabschlussdaten gegliedert werden. Damit Sie aus Ihrem Jahresabschluss künftig eine ordnungsgemäße E-Bilanz erstellen können, ist folgende Vorgehensweise zur Umstellung zu empfehlen:
1. Überprüfen und Anpassen der Softwarevoraussetzungen
Für die Übermittlung der E-Bilanzdaten an die Finanzverwaltung ist das XBRL-Format vorgesehen. Falls Sie Ihre Bilanz nicht von einem Steuerberater erstellen lassen, müssen Sie selbst prüfen, ob Ihre Software den Datenaustausch in diesem Format ermöglicht.
2. Anpassen des Kontenrahmens
Jedes einzelne Konto Ihres Kontenrahmens muss daraufhin geprüft werden, ob es mit der vorgegebenen Taxonomie der Finanzverwaltung übereinstimmt. Die Erfahrung zeigt, dass dies nicht der Fall sein wird, so dass Ihr individueller Kontenrahmen angepasst und erweitert werden muss.
3. Buchungsverhalten anpassen
Die Änderungen am Kontenrahmen ziehen eine Anpassung des Buchungsverhaltens und eventuell vorhandener Buchungsrichtlinien nach sich.
Für manche Sachverhalte müssen künftig andere Konten verwendet werden, andere Sachverhalte müssen künftig differenzierter verbucht werden.
4. Anpassen von Nebenbuchhaltungen
Sofern über Schnittstellen Daten aus Nebenbuchhaltungen wie der Warenwirtschaft oder der Personalabrechnung übernommen werden, müssen die in den Schnittstellen hinterlegten Konten angepasst werden.
5. Schulung der Mitarbeiter
Künftig ist mehr steuerliches Wissen bei der Erfassung der Buchhaltungsdaten erforderlich. Ihr Personal sollte rechtzeitig geschult, ggf. durch neue qualifizierte Mitarbeiter im Rechnungswesen unterstützt werden.
Die Änderungen und Anpassungen in der Buchführung können je nach Größe und Ausrichtung des Unternehmens umfangreich sein. Sie können die E-Bilanz nicht umgehen. Es macht deshalb Sinn, bereits jetzt mit den Umstellungen zu beginnen und bereits den Jahresabschluss 2012 testweise an das Finanzamt zu übersenden.