Der Hinweis auf falsche Rechnungen mag manchmal lästig sein, spart Ihnen aber bares Geld
Ist eine Rechnung nicht ordnungsgemäß gestellt, kann Ihnen das Finanzamt den Vorsteuerabzug verwehren. Aus diesem Grund legen Steuerberater bei der Prüfung besonderen Wert auf die Richtigkeit einer Rechnung. Auch wenn die Fehler auf der Rechnung einem nicht sofort ins Auge springen und die einzelnen Beträge verhältnismäßig gering sind, lohnt es sich die Rechnung korrigieren zu lassen. Denn wie sagt der Volksmund so schön: „Kleinvieh macht auch Mist“.
Wird im Rahmen einer Betriebsprüfung eine fehlerhafte Rechnung bemängelt, kann dies schmerzhafte finanzielle Folgen für den Betrieb haben.
Die Konsequenzen
Die Finanzverwaltung kann die bereits in Anspruch genommene Vorsteuer zurückfordern zuzüglich 6 % Zinsen pro Jahr auf die zurückgeforderte Summe.
Praxistipp: Selbstverständlich kann eine Rechnung auch noch Jahre später korrigiert werden, allerdings entsteht der Anspruch auf Vorsteuerabzug erst im Zeitpunkt der Aufstellung einer korrekten Rechnung, also erst zu dem Zeitpunkt, in dem die Rechnung berichtigt wird. Somit bleiben die Zinsen, die aufgrund der Rückforderung der Vorsteuer entstanden sind, auch nach der Korrektur der Rechnung weiterhin bestehen.
Doch was ist, wenn der damalige Vertragspartner nicht mehr auffindbar ist, da es beispielsweise die Firma nicht mehr gibt oder er sich weigert, eine so alte Rechnung zu korrigieren? Dann bleibt Ihnen keine andere Möglichkeit, als die Vorsteuer zzgl. der Zinsen an das Finanzamt zurück zu bezahlen. Aus diesem Grund „nervt“ der Steuerberater zu Recht, wenn er Sie auf eine fehlerhafte Rechnung aufmerksam macht. Denn lässt sich die falsche Rechnung nicht korrigieren, verlieren Sie jegliches Recht darauf, die Vorsteuer vom Finanzamt erstattet zu bekommen.
Was ist mit Rechnungen in digitaler Form?
In der heutigen Zeit bekommt man immer häufiger eine Rechnung in elektronischer Form. Auch hier müssen alle wesentlichen Angaben einer ordnungsgemäßen Rechnung erfüllt sein. Eine Besonderheit besteht bei der Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen. Diese müssen auf einem nicht änderbaren Speichermedium, in elektronischer Form gespeichert werden, beispielsweise auf einer schreibgeschützten CD oder DVD. Allerdings müssen die CD oder DVD, zwecks der Aufbewahrungsfrist, eine Mindestlebensdauer von zehn Jahren haben. Es ist nicht ausreichend, wenn die elektronische Rechnung ausgedruckt wird, sondern sie ist zwingend elektronisch abzulegen. Wird eine elektronische Rechnung via E-Mail versandt, so ist es nicht nötig diese E-Mail aufzubewahren, sofern sie keine wesentlichen Angaben zur elektronischen Rechnung enthält. Ende 2014 hat die Finanzverwaltung einen Erlass herausgegeben, in dem es heißt, dass E-Mails mit einem Briefumschlag zu vergleichen sind. Das bedeutet, dass sie nicht aufbewahrt werden müssen, da ein Briefumschlag auch nicht aufzubewahren ist, sondern in den Müll wandert.
Achtung bei Thermopapierrechnungen
Eine sehr beliebte und verbreitete Form von Papierrechnungen sind Thermopapierrechnungen. Leider verblassen diese Rechnungen meist sehr schnell und sollten deshalb kopiert werden, um nicht am Ende des Jahres festzustellen, dass die Rechnung nicht mehr lesbar ist. Diese Kopie genügt dem Finanzamt.
Um den oftmals lästigen Nachfragen des Steuerberaters vorzubeugen, können Sie die Rechnung schon bei Rechnungseingang auf Vollständigkeit und Richtigkeit der erforderlichen Angaben überprüfen und bei Bedarf die Rechnung direkt korrigieren lassen.
Checkliste der zwingend erforderlichen Angaben einer Rechnung (bei Rechnungen bis 150,00 Euro inklusive USt. gelten Erleichterungen.)
- Name, ggf. Firma und Anschrift der beiden Vertragspartner
Beispiel: Leistendes Unternehmen XYZ und Leistungsempfänger ABC - Steuernummer des Rechnungsausstellers bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
USt-Identifikationsnummer wird Unternehmen erteilt, die umsatzsteuerpflichtig sind, für die also von der Finanzverwaltung ein sog. „U“-Signal gesetzt wird; die Verwendung der USt-Identifikationsnummer ist sinnvoll, weil diese sich nicht ändert; die Steuernummer ändert sich beispielsweise, wenn wegen Umzug ein anderes Finanzamt zuständig wird oder wenn das Finanzamt selbst umstrukturiert. - Ausstellungsdatum
- Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung
Angabe von Menge und Art der Lieferung bzw. Art der sonstigen Leistung, in der Regel reicht die handelsübliche Bezeichnung. - Leistungszeitpunkt
Der Leistungszeitpunkt wird in Rechnungen gern vergessen, das Ausstellungsdatum allein reicht nicht;
Hilfreich ist folgender Zusatz auf der Rechnung: „wenn nicht anders vermerkt, ist das Ausstellungsdatum auch der Lieferzeitpunkt“. - Nettoentgelt
Ist eine Minderung des Entgeltes, insbesondere ein Skonto vereinbart, muss dies auch in der Rechnung aufgeführt werden. - Steuersatz und Umsatzsteuer
In Taxirechnungen fehlt oftmals die Angabe Steuersatzes, hier sollte besonders darauf geachtet werden.
Bruttoentgelt muss nicht zwingend angegeben werden, auch wenn diese Angabe sinnvoll ist. - Ggf. Hinweise auf Aufbewahrungspflichten
- Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung und Art der Steuerbefreiung
Tipp: Erkennen Sie schon bei Rechnungseingang, dass die Rechnung einen Mangel aufweist, so sollten Sie direkt auf eine Korrektur bestehen bevor Sie die mangelhafte Rechnung bezahlen. Meist ist der Rechnungssteller eher bereit eine Rechnung zu korrigieren, die noch nicht bezahlt ist, als eine bereits bezahlte Rechnung. Bei besonders hohen Beträgen kann es hilfreich sein, diese Rechnungen zuerst seinem Steuerberater zu zeigen, bevor man sie begleicht. Sollte sich der Vertragspartner weigern die Rechnung zu korrigieren, so ist es empfehlenswert nur den Nettobetrag zu überweisen und die Umsatzsteuer zurückzubehalten. Somit können Sie zwar keine Vorsteuer abziehen, allerdings ist dies kein Nachteil, sondern Sie gehen einer möglichen späteren Vorsteuerzurückzahlung an das Finanzamt aus dem Weg.
Sie sehen, auch wenn der Steuerberater nervt, dann tut er das um Ihnen Geld zu sparen.
