Digitale Buchführung – Clever gebucht

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Pendelordner adieu – das papierlose Zeitalter beginnt

StB Schneider

von Steuerberater Ortwin Schneider, Schneider Kissel, Wetzlar

Digitalisierung wohin man hört. Nun auch noch in der Buchführung. Betrifft Sie das? Welche Vorteile bringt es oder wird hier nur alter Wein in neue Schläuche gegossen?

Am Ende des 19. Jahrhunderts war ein vergleichbares Phänomen zu beobachten: die ersten Kraftdroschken (Vorgänger des Autos) waren auf der Straße zu sehen., Und viele Menschen meinten: „Das gibt sich. Letztendlich wird sich das Pferd doch durchsetzen.“ Wie es weiterging wissen wir alle.

Im beginnenden 21. Jahrhundert wird sich das Papier langfristig im Büro nicht durchsetzen. Ob wir die Digitalisierung gut oder schlecht finden, ist nicht entscheidend. Fest steht schon jetzt, sie wird schneller kommen als wir denken und Sie können sich ihr nicht entziehen. Die Digitalisierung wird alle Bereiche in unserem Leben gravierend verändern. Sowohl privat als auch beruflich.
Konsequent zu Ende gedacht werden die Geschäftsprozesse Rechnungswesen, Personalwesen, Büroorganisation und die bisherige Zusammenarbeit mit dem Steuerberater eine komplett neue Form annehmen. Der Pendelordner ist passé.

Und wir befinden uns bereits mitten drin: Schon jetzt werden viele Aufgaben und gesetzliche Pflichten digital erledigt. Beispiele sind: Elektronische Steuererklärung und Bilanz, Umgang mit eRechnung, SEPA usw.
Sehen Sie diese Veränderungen als Chance. Die Digitalisierung bietet viele Vorteile für Ihr Rechnungswesen.

Sie können mit Ihrem Unternehmen

  • flexibler auf den zunehmenden Wettbewerbsdruck reagieren
  • schneller auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren
    (z. B. beim Umstieg auf elektronische Rechnungsstellung)
  • Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität)
  • umweltbewusst agieren
  • Kosten für Papier, Druck, Porto senken

Wenn Sie z. B. den gesamten Prozes Ihrer Rechnungsschreibung von der Papierrechnung auf eRechnung umstellen, können Sie die Kosten pro Rechnung um 59% von 11,10 € auf 4,50 € senken.

Wie sieht die digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater idealerweise aus? Eingehende Papierrechnungen werden gescannt und damit digitalisiert. Bei eRechnungen entfällt der ScanProzess, denn diese sind bereits digitalisiert. Nach Prüfung der Rechnungen wird die Zahlung, im Online-Banking bereitgestellt. In regelmäßigen Abständen (z.B. wöchentlich), werden diese Rechnungen in eine Cloud hochgeladen. Datensicherheit hat dabei natürlich höchste Priorität. Ausgangsrechnung werden über eine Schnittstelle ebenfalls in die Cloud gestellt oder dem Steuerberater per verschlüsselter E-Mail gesendet. Die übrigen Belege, Kassenbericht und Auszüge werden in gleicher Weise dem Steuerberater zur Verfügung gestellt .

Der Steuerberater lädt sich die entsprechenden Dateien aus der Cloud herunter und erstellt die Buchführung. Dabei kann durch Ausnutzung aller technischen Möglichkeiten ein hoher Automatisierungsgrad erzielt werden. Schließlich werden die Auswertungen wieder in die Cloud hoch geladen und sind somit dem Kunden wieder zugänglich.

Was sind die Vorteile für Sie als Kunden?

  • Die Belege bleiben im Unternehmen
  • Zugriff jederzeit und überall auf digitale Belege Aufwendiges Suchen von Informationen entfällt
  • Tagaktuelle Buchführung und damit aktuelle Auswertungen
  • Revisionssichere Belegablage
  • Nutzung von Schnittstellen. D.h., keine Doppelerfassung
  • Automatisierter Zahlungsverkehr
  • Professionelles Mahnwesen
  • Honorareinsparung bei der Buchführung durch Automatisierung

Resultat: die Digitalisierung führt zu einer Verschlankung Ihrer Geschäftsprozesse. Machen Sie sich Ihr Unternehmerleben leichter und nutzen Sie die Chancen der papierlosen Zusammenarbeit.


 

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Quelle: http://www.steuerausblick.de/wordpress/?p=2327

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