Dauerbrenner GmbH – Serie Teil 3
In den ersten beiden Teilen unseres Dauerbrenners GmbH haben wir Sie über die Entstehung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung und die bei Gründung auftretenden möglichen Stolperfallen informiert.
In dieser Folge klären wir Sie darüber auf, was Sie als Geschäftsführer einer GmbH beachten müssen.
Als Geschäftsführer sind Sie das gesetzliche Vertretungsorgan der GmbH. Sie werden in der Gründungsphase durch die Gesellschafterversammlung (die Gründer der GmbH) zum Vertreter der GmbH bestellt und beim zuständigen Amtsgericht im Handelsregister angemeldet und eingetragen. Erst dann sind Sie für die Gesellschaft vertretungsberechtigt und dürfen für das Unternehmen tätig werden. Wird kein Geschäftsführer bestellt, ist die GmbH handlungsunfähig. Als (Mit-) Gründer einer solchen Gesellschaft sind Sie nicht automatisch auch vertretungsberechtigt – auch wenn manche immer wieder so tun. Jeder künftige Vertragspartner oder Weggefährte der GmbH sollte also tunlichst darauf achten, mit dem „vertretungsberechtigten“ Geschäftsführer Vereinbarungen oder Verträge zu schließen. Die Eintragung im Handelsregisterauszug ist der notwendige Nachweis für die Vertretungsberechtigung, will man ganz sicher gehen.
Der Geschäftsführer ist nach innen und außen der Verantwortliche. Nur er darf die Interessen der Gesellschaft vertreten und ist für sämtliche unternehmerischen Entscheidungen verantwortlich.
Die Gesellschafterversammlung ist nur Aufsichtsgremium, dessen Aufgabe es ist, mit Ihnen als Geschäftsführer einen Dienstvertrag abzuschließen. Das ist allerdings kein normaler Arbeitsvertrag wie bei den meisten anderen Arbeitnehmern. Werden Sie zum Geschäftsführer bestellt, gelten für Sie nicht die üblichen arbeitsrechtlichen Vorschriften. Maßgeblich sind hier nur die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches. Was das für Sie heißt, werden wir unter anderem in der nächsten Folge erläutern.
Der Dienstvertrag bestimmt, wie Sie als Geschäftsführer die Geschäfte zu führen und welche Einschränkungen Sie zu beachten haben. Natürlich gelten immer bestehende Gesetze und Vorschriften. Diese lassen sich durch den Vertrag nicht aushebeln.
Sie sind natürlich auch verantwortlich für die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften durch die Gesellschaft unter anderem auch für die ordnungsgemäße Buchhaltung und die Beachtung der Steuergesetze. Weder Geschäftsführer noch Gesellschafter können mal eben beliebige private Entnahmen aus der Kasse oder von der Bank tätigen wie es häufig bei Einzelunternehmen vorkommt.
Eine private Sphäre gibt es nicht bei der GmbH.
Somit gibt es keine Privatentnahmen oder -einlagen. Geld darf nur auf Basis von Verträgen oder Beschlüssen der Gesellschafterversammlung fließen wie z. B. Gewinnausschüttungen.
Einmal getroffene Vereinbarungen dürfen auch nicht beliebig verändert werden. Gerade wenn Sie Gesellschafter und Geschäftsführer sind, dürfen Sie Ihr Gehalt nicht ständig den geänderten wirtschaftlichen Bedingungen nach unten oder oben anpassen. Ähnliches erleben wir häufig bei Einzelunternehmern in Zusammenhang mit seinen Privatentnahmen. Hier macht es ja auch Sinn. Bei der GmbH ist so etwas Vergleichbares nur in Ausnahmefällen zulässig.
Bei Anpassungsbedarf ist immer ein sogenannter Fremdvergleich zu beachten: würde ein fremder Angestellter, der nicht am Unternehmen beteiligt ist und auch nicht liiert ist mit den Gesellschaftern oder nahestehenden Personen, auch so handeln? Oder würde die Gesellschafterversammlung einem Fremden auch entsprechende Zuwendungen machen?
Grundsätzlich sollten Sie alle Veränderungen sorgfältig dokumentieren und begründen. So können Sie sich als Geschäftsführer wie auch die Gesellschafter-Versammlung vor Risiken schützen.
Einmal mehr gilt: Nur wer schreibt, der bleibt!
