Nein, GoBD ist keine neue „coole“ TV-Serie. Es geht um die Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen sowie zum Datenzugriff durch die Finanzbehörden. Schon die Länge des Titels der Vorschrift lässt nichts Gutes ahnen.
Und richtig: es ist nicht ganz so einfach die Buchführung „ordnungsgemäß“ zu machen. Stellt der Betriebsprüfer hier jedoch Mängel fest, kann er Ihre Buchführung nach seiner Auslegung neu „schätzen“. So kommt es insbesondere zu Umsatzhinzuschätzungen von durchaus um die 15 % – manchmal sogar höher. Hohe Steuernachzahlungen sind oft die Folge.
So vermeiden sie negative Auswirkungen:
- Bewahren Sie alle steuerrelevanten Daten auf.
Dies betrifft sowohl Papierdokumente wie auch Daten wie Rechnungen, Lieferscheine, Geschäftskorrespondenz (auch die E-Mails!), Kassenbuch und Zählprotokolle und alle Daten in den Programmen, die Sie für Ihren Betrieb nutzen (Warenwirtschaft, Lohn, Buchhaltung, …) - Halten Sie Dokumentationen zu all Ihrer genutzten Hard- und Software bereit
Sie haben eine Registrierkasse oder ein EDV-Kassensystem? Ganz wichtig: Die Ableitungen und die Sonderprogrammierungen müssen dokumentiert sein.
Lassen Sie sich die „GoBD-Fähigkeit“ vom Hersteller Ihrer Hard- und Software bestätigen bzw. achten Sie schon beim Erwerb darauf.
- Dokumentieren Sie die Regeln für den Umgang mit Daten und Belegen
Das nennt man auch die „Verfahrensdokumentation“. Aus ihr muss hervorgehen, wie die Prozesse rund um Daten und Belege in Ihrer Firma funktionieren. Von „Wer macht die Post auf“ über „Wer gibt die Rechnungen frei zu Bezahlen“ bis zu „Wo legen wir die Belege/ Daten ab“.
Hier geht es um einzelne Prozessschritte und deren Zuständigkeiten. - Erfüllt Ihre Aufbewahrung Ihres Rechnungswesens die Kriterien: nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und sicher?
Konkret: Kann ein Betriebsprüfer in angemessener Zeit alles sicher finden?
- Erfassen Sie alle Geschäftsvorfälle zeitnah bzw. sammeln Sie sie wenigstens zügig
Bargeschäfte sind täglich (Protokoll!), unbare Geschäfte innerhalb von 10 Tagen zu erfassen. Schaffen sie also eine ordentliche Ablage, aus der auch schon vor der eigentlichen Buchführung die Belege den Zahlungsströmen zugeordnet werden. - Ihre Buchführung wird regelmäßig und fristgerecht „festgeschrieben“
Wenn Sie Ihre Buchführung beim Steuerberater machen lassen, sorgt er dafür, dass die Buchführung bis zum Umsatzsteuertermin unveränderlich festgeschrieben wird. - Achten Sie auf die Revisionssicherheit der Archivierung
Hier geht es um die Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen – insbesondere elektronisch eine Herausforderung. Office-Dateien sind zum Beispiel nicht ohne Weiteres unveränderbar. Wir empfehlen Ihnen ein Dokumentenmanagementsystem mit diesem Merkmal. - Sorgen Sie für die Lesbarkeit Ihrer Daten über die gesamte Aufbewahrungsfrist
Bei Papierbelegen müssen z. B. Belege auf Thermopapier (gerne Tankrechnungen) kopiert werden, weil sie sonst schnell verblassen.
Auch bei den elektronischen Daten ist die Lesbarkeit oft eine wirkliche Herausforderung – „alte“ Daten – und wir reden hier meist von
10 Jahren Aufbewahrungsfrist! – brauchen manchmal noch alte Hardware oder Software. Achten Sie also insbesondere bei
Softwarewechsel darauf, dass die neue Software auch die alten Daten lesen kann.
- Sichern Sie Ihre Daten gegen Diebstahl, Verlust und Vernichtung.
Ein Server im Keller auf dem Boden ist bei Wasser im Keller schnell außer Gefecht.
Unser Tipp: Ihre Betriebsversicherung sagt Ihnen, welche Anforderungen auch baulich bestehen.
- Sichern Sie regelmäßig
Eigentlich ja heute eine Selbstverständlichkeit und auch ein Muss unabhängig der Finanzamtswünsche. - Richten sie ein „Internes Kontrollsystem“ ein.
Die Finanzverwaltung vertraut nicht allein Ihrer Verfahrensdokumentation. Sie möchte auch sehen, dass die Regeln beim Umgang mit
Belegen und Daten im Rechnungswesen eingehalten und kontrolliert werden.
Je nach Größe des Betriebes und der Anzahl der mit dem Rechnungswesen befassten Personen kann dieses Kontrollsystem sehr einfach
oder auch sehr Umfangreich sein.
Stichworte sind hier: Vier-Augen-Prinzip, Fristenkontrolle (Festschreibung!), und Erfassungskontrolle insbesondere bei digitalen
Belegen.
- Trennen Sie private Daten von den geschäftlichen.
Sorgen Sie dafür, dass der Betriebsprüfer, der ja alle Ihre steuerrelevanten Daten einsehen darf, nicht „aus Versehen“ auch private
Daten sieht.
Unser Tipp: Schulen sie insbesondere auch Ihre Mitarbeiterin Bezug auf den internen E-Mail-Verkehr.
Gerne beraten Sie die delfi-net Kanzleien bei der Umsetzung dieser Maßnahmen, damit Sie der nächsten Betriebsprüfung ruhiger entgegensehen können.
