Ja, Karla Kassa hat so ihre liebe Not mit der pünktlichen Anlieferung der Bar-Belege.
Ottokar und Bon Marie verstehen aber nicht so recht, was daran so wichtig ist.
Karla Kassa erklärt:
1. Wer ist betroffen?
Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch müssen alle Gewerbetreibenden führen, die Bargeschäfte abwickeln. Befreit sind Unternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung, also Freiberufler oder sehr kleine Betriebe.
2. Was steht im Kassenbuch?
Im Kassenbuch müssen alle baren Einnahmen und Ausgaben genau ihrer Reihenfolge nach eingetragen werden. Dabei geht es nicht nur um die taggenaue Erfassung der Beträge, auch innerhalb des Tages muss die Reihenfolge stimmen.
Jede Einnahme – also jeder einzelne Umsatz mit einem Kunden muss einzeln erfasst werden. Eine Registrierkasse erleichtertn diese Aufzeichnung. Hier muss jeden Tag bei Geschäftsschluss der sog. „Z-Bon“ ausgedruckt werden.
Dieser muss folgende Angaben enthalten:
- Name und Adresse des Unternehmens
- Tagesdatum
- Gesamtbrutto der Einnahmen (getrennt nach 7% und 19 % Umsatzsteuer)
- Z-Zähler (die Bons müssen lückenlos vorhanden sein!)
- Bestätigung der Speicherlöschung
Auch bei den Ausgaben kommt es auf die Vollständigkeit an. Jede Ausgabe wird mit einem Beleg bewiesen. Der Geldtransit mit der Bank wird ebenfalls eingetragen und muss mit dem Kontoauszug der Bank übereinstimmen. Wird Geld privat entnommen oder eingelegt, muss auch dies eingetragen werden.
Achtung: bei einer GmbH gibt es keine privaten Geldeinlagen bzw. – entnahmen!
Zahlen Kunden mit Kreditkarte ist besonders zu beachten, dass diese Einnahmen im Z-Bon enthalten sind, aber nicht wirklich bar in der Kasse liegen. Sie sind daher als Ausgaben in die Kasse einzutragen.
Eine Kasse kann – und darf- keinen negativen Saldo aufweisen, denn „negatives Bargeld“ gibt es nicht! Ergeben sich sog. „Kassenfehlbeträge“ kann das Finanzamt diese als Einnahmen zuschätzen.
Ferner muss die Kasse jederzeit „kassensturzfähig“ sein, d. h. der tatsächlich vorhandene Bargeldbestand muss mit dem aus dem Kassenbericht übereinstimmen.
Gibt es im Betrieb mehrere Kassen so muss jede Kasse getrennt geführt werden, der Austausch von Geld zwischen den Kassen muss ebenfalls einzeln in den Kassenbericht eingetragen werden.
3. Und wenn Kassensoftware benutzt wird?
Sie müssen sicher stellen, dass das Programm alle steuerlichen Erfordernisse erfüllt.
Achten Sie auf ein entsprechendes Zertifikat des Herstellers und informieren Sie sich am besten in unserer Kanzlei, wenn Sie künftig eine solche Software einsetzen möchten. Wir können Ihnen gern ein geprüftes Programm empfehlen.
Ottokar und Bon Marie sind beeindruckt. Kein Wunder, dass Karla Kassa ein bisschen
gestresst wirkt! Geduldig warten sie bis alle Formalitäten erledigt sind.